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Compliance

Privacy Policy

Random Person

German version below.


Effective starting: 18th of November, 2020

What is covered in this privacy policy?

Your privacy is important to us and we want to be transparent about how we collect, use and process any of your data. The processing of personal data, such as your name, email address shall always be in line with the new EU General Data Protection Regulation (GDPR).

Our main privacy principles

What data we collect about you

How we use data we collect

Where we store your personal data

Your legal rights

How we protect your data

How to contact our data privacy team


Our main privacy principles

ANONYMITY OF A QUESTION POSER
We want to empower anybody to ask questions regardless of his role or position. That is why a question poser will always stay anonymous to other users of the network. Nobody will know who asked a question within Starmind. Only in cases of fraud or endangerment we are obliged to disclose the question poser to the administrators.

PERFORM POSITIVE ANALYTICS
We allow only a limited and trained group of people to access the raw data that we have gathered over time. We only use it for positive purposes including finding special talents within the company, offering incentives , thanking people who helped others and finding the best expert on a certain topic at a certain time. We allow more detailed insights on positive facts of users. We avoid any negative analytics.

What data we collect about you

We collect and process data about you when you provide it to us, when other sources (such as your employer) provide it to us or when you use our services.

Data you provide to us
ACCOUNT AND PROFILE DATA
You are able to provide first name, last name, email address, job title, department, profile image and other data. We also keep track of your preferences when you select settings within Starmind. In some cases this data is directly provided to us by another source such as your employer.

Your account and profile data is visible to other users in the same network. It helps other users to know who you are and it provides more context to the question poser if you write an answer.

CONTENT YOU CREATE THROUGH OUR SERVICES
Examples of content we collect and store include: the questions, solutions and comments created on Starmind, attachments and inline images that you upload to enhance a question or a solution, personal messages that you include when sharing a question and any feedback you provide to us. This content includes any data about you that you choose to provide.

If you use an on-premise version of Starmind, we do not host, store, transmit, receive or collect any data about you.

PAYMENT INFORMATION
We collect certain payment and billing information when you register for a paid subscription. You might provide payment information such as payment card details, which we collect via secure and well-known third-party payment processing services. We don’t store any payment information on our servers.

Data we receive from other sources
OTHER USERS OF OUR SERVICES
Other users of our Services may provide data about you when they submit content through our services. For example, you may be mentioned in a question or a solution created by someone else.

DATA WE COLLECT AUTOMATICALLY WHEN YOU USE THE SERVICES
YOU USE OUR SERVICES
This data includes what content you are looking for, frequently used search terms, which time you are typically active, the links you click, with whom you interact, which language you typically use to publish content, which content you like.

This list isn’t conclusive as we always try to find new ways how we can derive a better image of what your interests are and in which topics you are an expert.

DEVICE AND CONNECTION INFORMATION
We may collect information about the device on which you are using our services, including what type of device it is, what operating system you are using, device settings and unique device identifiers. Whether we collect some or all of this information often depends on what type of device you are using and its settings.

When you use our services, our servers automatically record information, including information that your browser sends whenever you visit a website. This information may include your IP address, the address of the web page directing you to our services, your browser type and settings, the date and time of your request, information about your browser configuration and plug-ins, language preferences, and cookie data.

COOKIES
We use cookies and similar technologies such as the local storage of your web browser to authenticate you when you return to our services. We also use cookies to remember some preferences such as your prefered language. Some third-party services that we use, such as Piwik (data analytic tool hosted by Starmind) may place their own cookies in your browser.

You may, at any time, prevent the setting of cookies through our website by means of a corresponding setting of the Internet browser used, and may thus permanently deny the setting of cookies. Furthermore, already set cookies may be deleted at any time via an Internet browser or other software programs. This is possible in all popular Internet browsers. If you deactivate the setting of cookies in the Internet browser used, not all functions of our website may be entirely usable.

How we use the data we collect

TO FIND THE BEST POSSIBLE EXPERT FOR A TOPIC OR A QUESTION
Starmind is all about identifying the best possible expert that can answer your question at the given point in time. Therefore it is crucial for us to automatically process data that we collect when you use our services.

Just a few examples how we can use your data:

  • What questions and topic you usually search for can tell us more about your interests and expertise
  • Your solutions and how they get rated tell us if you are an expert in a certain topic
  • When you are typically active determines if we choose you as a possible expert. It makes sense to prioritise an expert who is active instead of an expert that is sleeping

We constantly search for new ways how we can improve our algorithms.

TO PERSONALIZE YOUR EXPERIENCE
We try to identify the topics you have a special interest in and which users are in your inner circle. This data allows us to provide you with a personalized experience that highlights information that you are interested in.

TO COMMUNICATE WITH YOU
We use your contact data to send updates via email, mobile app (if activated) and/or within the services. We send you updates in case someone wrote a solution to your question, we think you can solve a question, someone personally mentioned you in a post, you reached a new gamification level, an administrator posted a new announcement … This list goes on, but you are always in control of which notification you receive and which one you want us to suppress.

From time to time we will provide you tailored emails based on your activity and interactions with Starmind. You can always opt-out of these emails.

We won’t email you to ask you for a password or any account data. If you ever receive such an email, don’t hesitate and contact us or the Starmind administrator in your company. This will help us to investigate and protect your fellow colleagues.

Where we store your personal data

We store your personal data in ISO 27001 certified data centers. These data centers have a very high security level and constantly reassure their technical and organisational measures by renewing their ISO 27001 certification.

The may use subprocessors to process your personal data. In this case, we ensure that all required security and privacy measures are put in place prior the processing.

Your legal rights

Starting with the new general data protection regulations introduced 2018, you as a user will receive much broader rights to protect your own personal data.

RIGHT TO BE FORGOTTEN AND RIGHT TO RESTRICTION OF PROCESSING
You may delete the data you published on our services. At that point we will restrict the access for all other unprivileged users and they won’t be able to see it anymore.

Nevertheless, the owner of the network might have a legitimate interest to keep this data. Therefore we choose to not delete it permanently from our systems, we allow the owner of the network to recover valuable content before deleting it permanently. The owner of the network can remove any connections between your user and the content or choose to delete it permanently.

The same is true for your user profile. If you choose to leave the network we will deactivate your account but we won’t automatically delete the data in your profile. Based on the settings of the network your name might still be visible to other users next to the content you published. Nonetheless, you always have the option to instruct us or the owner of the network to delete your personal data. We will do that by replacing your first and last name as well as the email address with a randomly generated identificators. All other data is securely delete from our servers.

If we delete your data from our servers we will not delete it from all the existing backups. Unfortunately it is technically not feasible to check every daily archive and delete your personal data. We protect your data inside of these archives by encrypting the archive itself and limit the Starmind administrators who have access to the encryption key. Moreover we delete backups after six months.

RIGHT TO RECTIFICATION
Sometimes mistakes happen and if one snuck into your data you have of course the right to correct it. You always have the right to correct mistakes in your first and last name, email address, profile image, gender, job title, department, office location, the about-me text and other personal data we might store about your.

Results of the automated processing by our algorithms cannot be corrected.

RIGHT OF ACCESS
You have the right to know what kind of data we process and which data we store about you. You can always request a complete export of the data we have stored. We will provide you with an export in a human readable form.

However, we cannot breach any confidentiality agreements that are in place with the owner of the network. Therefore we need you to initiate this request directly with the owner of the network. The owner will handle your request directly with the Starmind Data Privacy Team.

If you have unresolved concerns, you may have the right to complain to a data protection authority in the country where you live, where you work or where you feel your rights were infringed.

How we protect your data

Starmind has technical, organizational and physical safeguards in place to help protect against unauthorized access to use or disclose user data we maintain.

Under our security practices and policies, access to personally identifiable information is authorized only for those who have a business need for such access, and sensitive records are to be retained only as long as necessary for business or legal needs and destroyed before disposal.

We work hard to protect personal data that we collect and store. If you become aware of any unauthorized attempt to access, use or disclose personal data, please email us immediately. We will work relentlessly to address any problems.

How to contact our data privacy team

Please also feel free to contact us if you have any questions about our Privacy Policy or practices. You may contact us at privacy@starmind.com.


Datum des Inkrafttretens: 18. November 2020

Was wird in dieser Datenschutzerklärung behandelt?

Ihre Privatsphäre ist uns wichtig. Wir möchten transparent sein, wie wir Ihre Daten sammeln, verwenden und verarbeiten. Die Verarbeitung personenbezogener Daten, wie z.B. Ihr Name oder Ihre E-Mail-Adresse, erfolgt stets im Einklang mit der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).

Unsere wichtigsten Datenschutzgrundsätze

Daten, die Sie uns zur Verfügung stellen

Wie wir die von uns gesammelten Daten verwenden

Wo wir Ihre persönlichen Daten speichern

Ihre gesetzliche Rechte

Wie wir Ihre Daten schützen

Wie Sie unser Datenschutzteam kontaktieren können


Unsere wichtigsten Datenschutzgrundsätze

ANONYMITÄT EINES FRAGESTELLERS
Wir wollen jeden befähigen, Fragen zu stellen, unabhängig von seiner Rolle oder Position. Deshalb wird ein Fragesteller für andere Benutzer des Netzwerks immer anonym bleiben. Niemand wird wissen, wer innerhalb von Starmind eine Frage gestellt hat. Nur in Fällen von Betrug oder Gefährdung sind wir verpflichtet, den Fragesteller den Administratoren offenzulegen.

DURCHFÜHRUNG VON POSITIVEN ANALYSEN
Die gesammelten Daten werden nur für positive Zwecke verwendet, einschließlich des Anbietens von Anreizen für aktive Teilnahme an der Starmind Plattform und der Suche nach dem besten Experten für ein bestimmtes Thema zu einem bestimmten Zeitpunkt. Wir vermeiden jede negative Analytik und erlauben nur einem begrenzten und geschulten Personenkreis den Zugang zu den Rohdaten, die wir im Laufe der Zeit gesammelt haben. 

WELCHE DATEN SAMMELN WIR ÜBER SIE?
Wir sammeln und verarbeiten Daten über Sie, wenn Sie sie uns zur Verfügung stellen, wenn andere Quellen (wie z.B. Ihr Arbeitgeber) sie uns zur Verfügung stellen oder wenn Sie unsere Dienstleistungen in Anspruch nehmen.

Daten, die Sie uns zur Verfügung stellen

KONTO- UND PROFILDATEN
Sie können Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse, Stellenbezeichnung, Abteilung, Profilbild und andere Daten angeben. Wir speichern auch Ihre Präferenzen, wenn Sie Einstellungen innerhalb von Starmind wählen. In einigen Fällen werden uns diese Daten direkt von einer anderen Quelle, wie z.B. Ihrem Arbeitgeber, zur Verfügung gestellt.

Ihre Konto- und Profildaten sind für andere Benutzer im gleichen Netzwerk sichtbar. Es hilft anderen Benutzern, zu wissen, wer Sie sind, und es bietet dem Fragesteller mehr Kontext, wenn Sie eine Antwort schreiben.

INHALTE, DIE SIE ÜBER UNSERE DIENSTE ERSTELLEN
Beispiele für Inhalte, die wir sammeln und speichern, sind: Fragen, Lösungen und Kommentare, die auf Starmind erstellt wurden, Anhänge und Inline-Bilder, die Sie hochladen, um eine Frage oder eine Lösung zu präzisieren, und Feedback, das Sie uns geben.

Wenn Sie eine On-Premise-Version von Starmind verwenden oder hosten, dann speichern, übertragen, empfangen oder sammeln wir keine Daten über Sie.

ZAHLUNGSINFORMATIONEN
Wir erfassen bestimmte Zahlungs- und Rechnungsinformationen, wenn Sie sich für ein kostenpflichtiges Abonnement registrieren. Sie können Zahlungsinformationen wie z. B. Kreditkarteninformationen angeben, die wir über sichere und bekannte Zahlungsabwicklungsdienste Dritter erfassen. Wir speichern keine Zahlungsinformationen auf unseren Servern.

DATEN, DIE WIR VON ANDEREN NUTZERN ERHALTEN
Andere Benutzer unserer Dienste können Daten über Sie bereitstellen, wenn sie Inhalte über unsere Dienste übermitteln. Zum Beispiel können Sie in einer Frage oder einer Lösung erwähnt werden, die von jemand anderem erstellt wurde.

DATEN, DIE WIR AUTOMATISCH ERFASSEN, WENN SIE DIE DIENSTE NUTZEN
Diese Daten umfassen, welche Inhalte Sie suchen, häufig verwendete Suchbegriffe, die Zeit, zu der Sie typischerweise aktiv sind, die Links, auf die Sie innerhalb von Starmind klicken, mit wem Sie interagieren, welche Sprache Sie typischerweise zur Veröffentlichung von Inhalten verwenden, welche Inhalte Ihnen gefallen.

Diese Liste ist nicht abschließend, da wir immer versuchen, neue Wege zu finden, wie wir uns ein besseres Bild davon machen können, was Ihre Interessen sind und in welchen Themen Sie ein Experte sind.

GERÄTE- UND ANSCHLUSSINFORMATIONEN
Wir erfassen möglicherweise Informationen über das Gerät, auf dem Sie unsere Dienste nutzen, einschließlich des Gerätetyps, des von Ihnen verwendeten Betriebssystems, der Geräteeinstellungen und der eindeutigen Gerätekennungen. Ob wir einige oder alle diese Informationen erfassen, hängt oft davon ab, welche Art von Gerät Sie verwenden und welche Einstellungen es hat.

Wenn Sie unsere Dienste nutzen, zeichnen unsere Server automatisch Informationen auf, einschließlich Informationen, die Ihr Browser bei jedem Besuch einer Website sendet. Diese Informationen können Ihre IP-Adresse, die Adresse der Webseite, die Sie zu unseren Diensten leitet, Ihr Browsertyp und Ihre Browsereinstellungen, das Datum und die Uhrzeit Ihrer Anfrage, Informationen über Ihre Browserkonfiguration und Plug-ins, Sprachpräferenzen und Cookie-Daten umfassen.

COOKIES
Wir verwenden Cookies und ähnliche Technologien, wie die lokale Speicherung Ihres Webbrowsers, um Sie zu authentifizieren, wenn Sie zu unseren Diensten zurückkehren. Wir verwenden Cookies auch, um einige Präferenzen, wie z.B. Ihre bevorzugte Sprache, zu speichern. Einige von uns genutzte Drittanbieter-Dienste können ihre eigenen Cookies in Ihrem Browser platzieren.

Sie können das Setzen von Cookies über unsere Website jederzeit durch eine entsprechende Einstellung des verwendeten Internetbrowsers verhindern und somit das Setzen von Cookies dauerhaft unterbinden. Darüber hinaus können bereits gesetzte Cookies jederzeit über einen Internetbrowser oder andere Software Programme gelöscht werden. Dies ist in allen gängigen Internetbrowsern möglich. Wenn Sie das Setzen von Cookies in dem verwendeten Internetbrowser deaktivieren, sind möglicherweise nicht alle Funktionen unserer Website vollständig nutzbar.

Wie wir die von uns gesammelten Daten verwenden

UM DEN BESTMÖGLICHEN EXPERTEN FÜR EIN THEMA ODER EINE FRAGE ZU FINDEN
Bei Starmind geht es darum, den bestmöglichen Experten zu finden, der Ihre Frage zum gegebenen Zeitpunkt beantworten kann. Deshalb ist es für uns entscheidend, Daten, die wir sammeln wenn Sie unsere Dienste nutzen, automatisch zu verarbeiten.

Einige Beispiele, wie wir Ihre Daten verwenden können:

  • Welche Fragen und welches Thema Sie normalerweise suchen, kann uns mehr über Ihre Interessen und Fachkenntnisse sagenIhre Lösungen und deren Bewertung geben uns Aufschluss darüber, ob Sie ein Experte in einem bestimmten Thema sind.
  • Wann Sie in der Regel aktiv sind, entscheidet darüber, ob wir Sie als möglichen Experten auswählen. Es ist sinnvoll, einen Experten, der aktiv ist, statt eines Experten, der gerade nicht aktiv ist, zu bevorzugen.

Wir suchen ständig nach neuen Wegen, wie wir unsere Algorithmen verbessern können.

UM IHRE ERFAHRUNG ZU PERSONALISIEREN
Wir versuchen, die Themen zu identifizieren, an denen Sie ein besonderes Interesse haben und welche Nutzer sich in Ihrem direkten Umfeld befinden. Diese Daten ermöglichen es uns, Ihnen ein personalisiertes Erlebnis zu bieten, das Informationen hervorhebt, an denen Sie interessiert sind.

UM MIT IHNEN ZU KOMMUNIZIEREN
Wir verwenden Ihre Kontaktdaten, um Aktualisierungen per E-Mail, mobile App (falls aktiviert) und/oder innerhalb der Dienste zu versenden. Wir senden Ihnen z.B. Updates, falls jemand eine Lösung für Ihre Frage geschrieben hat, wir glauben, dass Sie eine Frage lösen können, jemand Sie in einem Beitrag persönlich erwähnt hat, Sie eine neue Spielstufe erreicht haben (falls aktiviert), ein Administrator eine neue Ankündigung gepostet hat ... Diese Liste geht weiter, aber Sie haben immer die Kontrolle darüber, welche Benachrichtigung Sie erhalten und welche wir unterdrücken sollen.

Von Zeit zu Zeit werden wir Ihnen maßgeschneiderte E-Mails zukommen lassen, die auf Ihrer Aktivität und Interaktionen mit Starmind basieren. Sie können sich jederzeit von diesen E-Mails abmelden.

Wir werden Ihnen keine E-Mails schicken, um Sie nach einem Passwort oder irgendwelchen Kontodaten zu fragen. Falls Sie jemals eine solche E-Mail erhalten, zögern Sie nicht und kontaktieren Sie uns oder den Starmind Administrator in Ihrer Firma. Dies wird uns helfen, Nachforschungen anzustellen und Ihre Kollegen zu schützen.

Wo wir Ihre persönlichen Daten speichern

Wir speichern Ihre persönlichen Daten in Datenzentren bei ISO-27001 zertifizierten Providern. Diese Rechenzentren verfügen über ein sehr hohes Sicherheitsniveau und sichern ihre technischen und organisatorischen Maßnahmen.

Wenn wir Subunternehmen bei der Verarbeitung Ihrer Daten einsetzen, stellen wir sicher, dass entsprechende Sicherheits- und Datenschutzmaßnahmen getroffen sind.

Ihre gesetzliche Rechte

Beginnend mit den neuen allgemeinen Datenschutzbestimmungen, die 2018 eingeführt werden, erhalten Sie als Nutzer viel umfassendere Rechte zum Schutz Ihrer eigenen persönlichen Daten.

RECHT, VERGESSEN ZU WERDEN, UND RECHT AUF EINSCHRÄNKUNG DER VERARBEITUNG
Sie können die Daten, die Sie auf unseren Diensten veröffentlicht haben, löschen.

Dennoch könnte der Eigentümer des Netzes ein berechtigtes Interesse daran haben, diese Daten zu behalten. Daher entscheiden wir uns dafür, sie nicht dauerhaft aus unseren Systemen zu löschen, sondern erlauben dem Eigentümer des Netzwerks, wertvolle Inhalte wiederherzustellen, bevor er sie endgültig löscht. Der Eigentümer des Netzwerks kann alle Verbindungen zwischen Ihrem Benutzer und dem Inhalt entfernen oder sich dafür entscheiden, ihn endgültig zu löschen.

Dasselbe gilt für Ihr Benutzerprofil. Wenn Sie sich entscheiden, das Netzwerk zu verlassen, deaktivieren wir Ihr Konto, aber wir löschen die Daten in Ihrem Profil nicht automatisch. Basierend auf den Einstellungen des Netzwerks kann Ihr Name neben den von Ihnen veröffentlichten Inhalten für andere Benutzer weiterhin sichtbar sein. Sie haben jedoch immer die Möglichkeit, uns oder den Eigentümer des Netzwerks zu beauftragen, Ihre persönlichen Daten zu löschen. Wir werden dies tun, indem wir Ihren Vor- und Nachnamen sowie die E-Mail-Adresse durch eine zufällig generierte ID ersetzen. Alle anderen Profildaten werden von unseren Servern gelöscht.

Wenn wir Ihre Daten von unseren Servern löschen, werden wir sie nicht von allen vorhandenen Backups löschen. Leider ist es technisch nicht möglich, jedes Tagesarchiv zu überprüfen und Ihre persönlichen Daten zu löschen. Wir schützen Ihre Daten innerhalb dieser Archive, indem wir das Archiv selbst verschlüsseln und die Anzahl der Starmind-Administratoren, die Zugriff auf den Verschlüsselungsschlüssel haben, begrenzen. Außerdem löschen wir Backups spätestens nach sechs Monaten.

RECHT AUF BERICHTIGUNG
Manchmal passieren Fehler, und wenn sich solche in Ihre Daten eingeschlichen haben, haben Sie natürlich das Recht, diese zu korrigieren. Sie haben immer das Recht, Fehler in Ihrem Vor- und Nachnamen, Ihrer E-Mail-Adresse, Ihrem Profilbild, Ihrem Geschlecht, Ihrer Berufsbezeichnung, Ihrer Abteilung, Ihrem Bürostandort, dem "Über mich"-Text und anderen persönlichen Daten, die wir möglicherweise über Sie speichern, zu korrigieren.

Ergebnisse der automatisierten Verarbeitung durch unsere Algorithmen können nicht korrigiert werden.

ZUGANGSRECHT
Sie haben das Recht, zu erfahren, welche Art von Daten wir verarbeiten und welche Daten wir über Sie speichern. Sie können jederzeit einen vollständigen Export der bei uns gespeicherten Daten beantragen. Wir werden Ihnen einen Export in lesbarer Form zur Verfügung stellen.

Wir können jedoch keine Vertraulichkeitsvereinbarungen verletzen, die mit dem Eigentümer des Netzwerks bestehen. Daher müssen Sie diesen Antrag direkt bei dem Eigentümer des Netzwerks stellen. Der Eigentümer wird Ihre Anfrage direkt mit dem Starmind Data Privacy Team bearbeiten.

Wenn Sie ungelöste Bedenken haben, haben Sie möglicherweise das Recht, sich bei einer Datenschutzbehörde des Landes, in dem Sie leben, arbeiten oder in dem Sie sich in Ihren Rechten verletzt fühlen, zu beschweren.

Wie wir Ihre Daten schützen

Starmind verfügt über technische, organisatorische und physische Sicherheitsvorkehrungen zum Schutz vor unberechtigtem Zugang zur Nutzung oder Offenlegung der von uns verwalteten Benutzerdaten.

Gemäß unserer Sicherheitsrichtlinien ist der Zugang zu persönlich identifizierbaren Informationen nur denjenigen gestattet, die einen geschäftlichen Bedarf für einen solchen Zugang haben, und sensible Aufzeichnungen sind nur so lange aufzubewahren, wie es für geschäftliche oder rechtliche Bedürfnisse notwendig ist, und vor der Entsorgung zu vernichten.

Wir arbeiten sehr viel daran, persönliche Daten, die wir sammeln und speichern, zu schützen. Wenn Sie Kenntnis von einem unbefugten Versuch erhalten, auf persönliche Daten zuzugreifen, sie zu verwenden oder offenzulegen, senden Sie uns bitte umgehend eine E-Mail. Wir werden den Fall unverzüglich bearbeiten.

Wie Sie unser Datenschutzteam kontaktieren können

Bitte zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren, wenn Sie Fragen zu unseren Datenschutzrichtlinien haben. Sie können uns under privacy@starmind.com erreichen.